ИИ для совещаний: как получить протокол из записи встречи

ИИ для совещаний делает протокол в три шага: встречу записывают, речь превращают в текст, а языковая модель выбирает из текста суть, решения и задачи с ответственными и сроками. В России это встроено в Телемост (на части платных тарифов Яндекс 360 для бизнеса), Контур.Толк, SaluteJazz, МТС Линк и Битрикс24. Есть и отдельные сервисы расшифровки, которые подключаются к любому звонку. Ошибается каждый шаг: путает, кто что сказал, придумывает задачи и сроки. Поэтому протокол проверяет человек, пока встреча свежа в памяти.

До того как включить запись, предупредите участников и назовите цель записи. Узнайте, где сервис хранит запись и как долго. Для записи сотрудников оформите правила внутренним документом и ознакомьте с ним под подпись. Встречи, на которых звучат чужие тайны, не отдавайте облачному сервису, пока не проверите договор с клиентом. Как это оформить в вашей компании, оценивает юрист: специальной нормы о записи совещаний в законе нет.

Новые разборы про ИИ в работе компании выходят в Telegram-канале.

Как нейросеть делает протокол из записи?

Шаг 1. Расшифровка. Модель распознавания речи превращает запись в текст. Качество сильно зависит от звука: у одной и той же модели доля ошибок меняется в разы. У открытой модели Сбера GigaAM-v3 (вариант RNNT), по замерам самого разработчика, доля слов с ошибкой около 0,9% на чистом чтении, 6,9% на живой речи и 17,4% на записях телефонных разговоров.

Кроме ошибок в словах, модель распознавания иногда выдумывает целые фразы. В исследовании «Careless Whisper» примерно 1% расшифровок модели Whisper содержал целые фразы, которых в аудио не было.

Шаг 2. Разделение по говорящим. Отдельная модель размечает, где говорит «спикер 1», а где «спикер 2». Имён она не знает. У открытой модели community-1 распространённого инструмента pyannote, по замерам разработчика, на записях совещаний общая доля ошибок разметки говорящих 17%, когда у каждого своя гарнитура, и 19,9%, когда один микрофон стоит на столе. В эту долю входят и перепутанные говорящие, и пропущенная речь. Из-за таких ошибок задача в протоколе часто достаётся не тому человеку.

Шаг 3. Сводка. Языковая модель (модель Яндекса в Телемосте, GigaChat в SaluteJazz, своя модель у других сервисов) читает расшифровку и пишет протокол. Здесь появляются задачи, которых никто не ставил, пропуски и перепутанные ответственные.

Автор разбора на Хабре, собравший себе такую цепочку, заметил, что языковая модель пишет хороший протокол даже по плохой расшифровке. Для проверки это риск: гладкий текст не показывает, что под ним была каша. Поэтому хороший сервис кладёт рядом с протоколом полную расшифровку, а лучше ещё и отметки времени, по которым можно найти место в записи.

Какие сервисы в России делают протокол встречи?

Условия и цены ниже собраны с официальных страниц сервисов 26 сентября 2026 года.

У Телемоста есть обычная видеозапись встречи. Она сохраняется на Диске организатора и под правило 24 часов не попадает: это отдельная функция. В Google Meet функция «Take notes for me» русский язык не поддерживает. Зарубежные сервисы я здесь не разбираю: разумнее начать с того, что уже есть в вашей рабочей видеосвязи. Как считать подписки в общей смете, разобрано в статье про стоимость внедрения ИИ.

Если нужно понять, какие встречи и рутинные задачи в вашей компании уже можно отдать нейросети и с какого сервиса начать, это можно разобрать вместе со мной.

Что должно быть в протоколе, чтобы по нему работали?

Сводка, в которой пересказан ход разговора, мало помогает на следующий день. В обсуждении на Reddit об автоматической записи задач со встреч два участника дали два совета. Без явного указания, кто за что отвечает, модель пересказывает разговор и задач не назначает. Идеи и задачи надо разделять сразу, иначе мозговой штурм превращается в список дел.

По цитате-основанию видно, откуда взялась задача и не придумала ли её модель. Пересматривать запись для этого не нужно.

Если вы собираете протокол сами, например отдаёте расшифровку в корпоративный чат с нейросетью, дайте модели инструкцию с правилами. Шаблон ниже основан на правилах, по которым разбирает созвоны моя система:

Ниже расшифровка совещания от [дата]. Составь протокол.
Разделы: суть (3-7 пунктов), о чём договорились, что отложили, задачи.
Для каждой задачи: что сделать, кто взял на себя, срок, короткая
цитата из расшифровки, на которой задача основана.
Правила:
- задача - только если кто-то сказал, что сделает, или ему поручили;
  пожелания и идеи вида «было бы неплохо» - не задачи;
- отложенное - в раздел «что отложили», а не в задачи;
- срок пиши, только если он прозвучал; «к пятнице» считай от даты
  совещания; срок не прозвучал - пиши «срок не назван»;
- исполнитель не ясен - пиши «не назван», не угадывай;
- ничего не добавляй от себя: каждый пункт опирается на расшифровку.

Перед тем как вставлять расшифровку в чат с нейросетью, проверьте, что этот сервис разрешён в вашей компании для рабочих данных. Какие данные можно отправлять в нейросеть и почему рабочий аккаунт лучше личного, разобрано в статье про политику использования ИИ.

Где нейросеть ошибается в протоколе?

Где ломается автоматическое извлечение задач, участник обсуждения на Reddit об автоматической записи задач со встреч описал так:

Типичные ошибки и что с ними делать:

Проверять протокол надо быстро, пока встреча в памяти. Другой участник того же обсуждения описал, что у него прижилось:

Поручать проверку протокола другой нейросети рискованно. В исследовании ошибок в ИИ-сводках встреч, представленном на научной конференции по компьютерной лингвистике COLING 2025, модель GPT-4 Turbo в роли проверяющего хуже всего находила выдуманное содержание. В протоколе это задачи, которых на встрече никто не ставил.

Как это устроено у меня: созвоны и задачи по кнопке

Путь записи у меня такой:

1. Созвон записан, файл сам попадает в папку на компьютере.
2. Компьютер расшифровывает запись открытой моделью распознавания русской речи GigaAM, без интернета и без оплаты. Записи по 40 минут расшифровывались от полутора до четырёх с лишним минут, почти часовая - за две с половиной минуты.
3. Языковая модель пишет сводку: суть, о чём договорились, что отложено. Разбор занимает около полутора минут.
4. Через 5-10 минут после конца записи в Telegram приходит сводка, файлом рядом вся расшифровка, и по отдельному сообщению на каждую задачу: что сделать, кто, срок, цитата-основание. Под задачей кнопки «Поставить», «Не ставить» и «Дополнить».
5. «Дополнить» - это ответ одной фразой, например «срок пятница». Модель правит задачу по этой фразе и ставит её, остальные поля не трогает.

В правилах разбора записано то, что вошло в шаблон инструкции для нейросети: пожелание не задача, отложенное идёт отдельным списком, срок не придумывается. Если обязательство взял на себя собеседник, мне приходит задача проконтролировать его выполнение, с именем собеседника в начале названия.

Кроме задач, система предлагает факты для моей базы знаний: кто за что отвечает, на каких условиях договорились. Тоже по одному сообщению на факт и тоже только по нажатию. Планы и часто меняющиеся числа в базу не идут. Зачем компании такая база и как её собрать, разобрано в статье про базу знаний для ИИ-ассистента.

Из первых 13 задач, которые система предложила по записям нескольких созвонов, я поставил две. Записи были сделаны за 1-9 дней до разбора, и часть задач к этому времени уже была сделана. Поэтому кнопка «Не ставить» мне нужна не реже, чем «Поставить».

Ограничения записаны в описании системы. Модель распознавания не различает говорящих, поэтому исполнителя модель выводит из смысла текста, а я вижу его в сообщении до того, как нажать кнопку. Имена и термины распознаются с ошибками, и в правилах разбора сказано исправлять имя, только если правильное однозначно следует из контекста.

Расшифровка у меня локальная, а сводку пишет языковая модель внешнего сервиса. Записи одной закрытой группы, которые нельзя отдавать внешнему сервису, через систему не проходят вовсе: их исключает правило по признаку в имени папки, помнить об этом мне не нужно. После разбора запись переезжает в архив, а с компьютера уходит только после того, как программа сверила копию с оригиналом по контрольной сумме (цифровому отпечатку файла).

Можно ли записывать совещание и что сказать участникам?

Специальной нормы о записи совещаний или ИИ-протоколах в российском законе нет. Всё выводится из общих норм, и часть вопросов юристы решают по-разному.

Запись участником разговора. В определении Верховного суда от 06.12.2016 № 35-КГ16-18 Верховный суд указал, что запрет на фиксацию информации на запись телефонного разговора не распространяется, если её сделал участник разговора и она касалась договорных отношений сторон. Вывод апелляции о недопустимости такой записи как доказательства суд признал не основанным на законе и вернул дело на новое рассмотрение. Речь в определении о доказательстве в суде, обязанностей по закону о персональных данных оно не снимает. Тайная запись разговоров, в которых вы не участвуете, может подпасть под статью 137 УК РФ (незаконное собирание сведений о частной жизни, составляющих личную или семейную тайну) и статью 138 (нарушение тайны переговоров).

Запись и расшифровка - персональные данные. По ст. 3 закона № 152-ФЗ персональные данные - любая информация, относящаяся к определённому или определяемому человеку. Участников записи с именами определить можно, значит запись, расшифровка и отправка текста в сервис - это обработка персональных данных. Согласие на обработку по ч. 1 ст. 9 можно дать в любой форме, которая позволяет подтвердить факт его получения, но в действующей редакции оно должно быть «оформлено отдельно от иных информации и (или) документов, которые подтверждает и (или) подписывает субъект персональных данных».

Внешние участники: клиенты, партнёры. Юрий Петков, руководитель отдела информационно-правовой поддержки компании «Что делать Консалт», в ответе от мая 2025 года рекомендует до начала разговора предупреждать, что он может быть записан, и объяснять зачем. Продолжение разговора после предупреждения он предлагает считать согласием. Эта позиция сформулирована до требования оформлять согласие отдельно от других документов. Достаточно ли устного предупреждения сейчас, решает юрист.

Сотрудники. Работодатель обрабатывает данные работника в целях, перечисленных в п. 1 ст. 86 ТК РФ, среди них «контроля количества и качества выполняемой работы». Эксперты Гаранта считали, что для записи телефонных разговоров работников с клиентами с такой целью согласие работников не требуется, и советовали закрепить правила записи во внутреннем документе и ознакомить с ним под подпись.

В п. 6 той же ст. 86 есть запрет, который прямо касается ИИ: решения, затрагивающие интересы работника, нельзя основывать на данных, полученных исключительно автоматизированной обработкой. Практический вывод: до решения о премии или взыскании человек смотрит запись, одного ИИ-протокола мало. Передавать запись с голосами сотрудников клиенту или партнёру по ст. 88 ТК РФ можно только с их письменного согласия, кроме случаев, указанных в законе.

Узнавание по голосу. Если сервис определяет говорящего по голосовому отпечатку, это ближе к биометрии. Биометрические данные, по которым устанавливают личность, по ч. 1 ст. 11 закона № 152-ФЗ обрабатываются только с письменного согласия. Такую функцию включайте после консультации юриста.

Предупреждение о записи полезно и для самой встречи. Яндекс рассказывал об этом при запуске конспектов:

Куда уходит запись и сколько её хранить?

Три вопроса, на которые стоит найти ответ в справке или договоре сервиса до первой записи:

1. Где хранится исходная запись. По ч. 5 ст. 18 закона № 152-ФЗ персональные данные граждан России при сборе записывают и хранят в базах данных на территории России, за исключениями из закона. За нарушение этого требования ч. 8 ст. 13.11 КоАП РФ предусматривает для компаний штраф от 1 до 6 млн рублей за первое нарушение. Если текст расшифровки потом уходит в зарубежную модель, это трансграничная передача: о ней по ч. 3 ст. 12 заранее уведомляют Роскомнадзор, отдельно от общего уведомления о том, что компания обрабатывает персональные данные. Если сводку у вас пишет облачная модель, заранее выясните, где она работает.
2. Сколько хранится запись и расшифровка и можно ли их удалить. Телемост удаляет запись для конспекта через 24 часа, Speech2Text хранит файлы до удаления пользователем. У Толка облачные записи хранятся бессрочно, в МТС Линк удалить расшифровку можно только из постоянных встреч.
3. Кто видит протокол. В Телемосте конспект по умолчанию получают организатор и соорганизаторы, в МТС Линк доступ настраивается: только владелец, все участники или только сотрудники.

Срок хранения записей закон не устанавливает. Ориентир - принцип ст. 5 закона № 152-ФЗ: хранить не дольше, чем этого требует цель. Если запись нужна, чтобы проверить протокол, после проверки её можно удалять. Если запись может понадобиться в споре, по ст. 77 ГПК РФ нужно будет указать, когда, кем и в каких условиях она сделана, поэтому храните её вместе с этими сведениями.

Отдельно - встречи с клиентами, на которых звучит их коммерческая тайна. Если соглашение о конфиденциальности запрещает передавать сведения третьим лицам, отправка записи во внешний сервис может оказаться разглашением «вопреки трудовому или гражданско-правовому договору», как это сформулировано в ст. 3 закона № 98-ФЗ. Поэтому соглашение стоит прочитать до первой записи такой встречи.

Что проверить до того, как включить запись?

1. Составьте список встреч, которые не записываются или не отправляются в облачный сервис: переговоры под соглашением о конфиденциальности, разговоры о здоровье и личных обстоятельствах, кадровые разговоры.
2. Проверьте, есть ли протокол на вашем тарифе видеосвязи, и прочитайте в справке сервиса, где хранится запись, сколько она хранится и кто получает протокол.
3. Выключите автоматическое подключение бота-записывателя ко всем встречам из календаря, если сервис это умеет. Включайте запись для конкретной встречи.
4. Для сотрудников: оформите правила записи совещаний внутренним документом (цель, какие встречи пишутся, кто имеет доступ, сколько хранится) и ознакомьте с ним под подпись. Юрист подскажет, нужно ли отдельное письменное согласие и надо ли дополнить уведомление в Роскомнадзор.
5. Для клиентов и партнёров: предупреждайте о записи в приглашении и в начале встречи, называйте цель.
6. Договоритесь, кто проверяет протокол и в какой срок. Лучше в тот же день.
7. Задачи без исполнителя или срока не заводите в трекер сразу: сначала уточните у людей.
8. Не используйте ИИ-протокол и оценки «вовлечённости» как основание для решений о сотрудниках без проверки записи человеком.
9. Назначьте срок хранения записей и расшифровок и удаляйте их по сроку.

Проще начать с одного типа встреч, например еженедельной встречи с командой или созвонов с подрядчиками. Через две-три недели будет видно, сколько задач из протокола вы ставите без правок и где модель ошибается на ваших встречах.

Источники

• Яндекс 360 представил обновлённый Телемост - платформу для чатов и звонков, Яндекс, 21 сентября 2026 года
• Получить конспект на почту, справка Яндекс Телемоста - тарифы, хранение записи, кто получает конспект
• Телемост - платформа для корпоративной связи, Яндекс 360 - тарифы и цены
• Корпоративным пользователям Яндекс 360 станут доступны конспекты видеовстреч, Яндекс, апрель 2025 года
• Новая ИИ-функция: Толк научился готовить протокол встречи, справка Контур.Толка
• Контур.Толк внедрил автоматический ИИ-протокол онлайн-встреч, Контур
• Тарифы Контур.Толка, Контур
• Итоги встречи, справка SaluteJazz
• Тарифы SaluteJazz, Сбер
• Текстовая расшифровка и резюме, справка МТС Линк
• BitrixGPT Follow-up: речевая аналитика видеозвонков с AI, справка Битрикс24
• Подписка BitrixGPT + Маркетплейс, Битрикс24
• Тарифы Speech2Text, Speech2Text
• Расшифровка встреч МТС Линк онлайн по ссылке, Speech2Text - бот во встрече и хранение
• «Take notes for me» in Google Meet, справка Google Meet
• GigaAM: evaluation, Сбер, GitHub - доля ошибок распознавания
• pyannote-audio, GitHub - точность разделения по говорящим
• Careless Whisper: Speech-to-Text Hallucination Harms, Koenecke и соавторы, ACM FAccT 2024
• What's Wrong? Refining Meeting Summaries with LLM Feedback, Kirstein, Ruas, Gipp, COLING 2025
• Как я решил проблему длинных совещаний вайбкодингом и китайской видеокартой, автор sergres, Хабр, 12 января 2026 года
• Anyone automate action items from meetings via transcription?, r/automation, 24 сентября 2026 года
• Определение Верховного суда РФ от 06.12.2016 № 35-КГ16-18, текст определения
• Федеральный закон «О персональных данных», КонсультантПлюс - ст. 3, 5, 9, 11, 12, 18
• Трудовой кодекс РФ, ст. 86 и ст. 88, КонсультантПлюс
• КоАП РФ, ст. 13.11, КонсультантПлюс
• УК РФ, ст. 137 и ст. 138, КонсультантПлюс
• ГПК РФ, ст. 77, КонсультантПлюс
• Федеральный закон «О коммерческой тайне», ст. 3, КонсультантПлюс
• Запись переговоров или телефонных разговоров работников с клиентами не является нарушением законодательства, Гарант, 14 июня 2017 года
• Обязательно ли предупреждать контрагентов о том, что телефонные разговоры с ними записываются, Юрий Петков, «Что делать Консалт», 4dk.ru, 27 мая 2025 года

Напишите в форме ниже, какие встречи отнимают у вас больше всего времени на итоги и задачи. Подскажу, с какого сервиса начать и что проверить до первой записи.